Онлайн-кассы: ответы на самые главные вопросы

Закон об онлайн-кассах 290-ФЗ президент РФ подписал в 2016 году. В соответствии с ним были внесены изменения в 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации" и определены этапы перехода бизнеса на новый порядок и условия применения ККТ.

Как объясняют власти, основной целью кассовой реформы является усиление контроля за наличными расчетами, так как старые механизмы позволяли юрлицам и ИП уклоняться от уплаты налогов. Для того, чтобы убедиться в добропорядочности предпринимателей, налоговикам приходилось осуществлять выездные проверки торговых точек. Понятно, что всех проверить было невозможно, а в бюджет в итоге недопоступали значительные средства. Поэтому государству был необходим такой способ контроля, при котором можно было бы автоматически и централизованно получать информацию обо всех платежах.

Решение внедрить онлайн-кассы принималось с оглядкой на мировые тенденции. Считается, что первопроходцем в данном направлении стала ещё в 2005 году Южная Корея. Постепенно этот опыт в том или ином виде перенимали другие страны. Например, в Словакии внедрение касс, передающих данные об операциях в налоговые органы, стартовало в 2008 году, в Аргентине – в 2013, в Венгрии и Бельгии – в 2014, в Казахстане – в 2015, в Австрии – в 2016. И Россия, как видно, находится в русле общемирового процесса.

По данным ФНС, на сегодняшний день онлайн-кассы применяют в своей деятельности около 900 тыс. юрлиц и ИП. Количество внедрённых устройств превышает 2,2 млн, и они ежедневно формируют около 150 млн чеков на 90 млрд рублей. В ближайшее время количество используемых онлайн-касс станет больше ещё на 1 млн.

Согласно закону, переход онлайн-касс происходил в несколько этапов:

◼ Первыми в 2016-2017 гг. на них перешли средний и крупный бизнес (юрлица на ОСНО и УСН), торговые сети и розничные предприятия, которые уже работали с кассами старых образцов при приёме платежей от физлиц. Также в 2017 году стало нельзя перерегистрировать кассы, которые не поддерживают передачу данных операторам фискальных данных. Всего первый этап затронул около 400 000 предприятий (1 200 000 подключений).

◼ Второй этап внедрения онлайн-касс пришёлся на 2017-2018 гг. Он затронул малый бизнес в сфере розничной торговли и общепита: ИП на ПСН, ИП и юрлиц на ЕНВД с наёмными работниками. Тогда онлайн-кассы установили примерно 500 000 компаний (1 000 000 подключений).

◼ Третий этап внедрения проходил в 2018-2019 гг. С 1 июля этого года онлайн-кассы должны применять все компании, оказывающие услуги населению: ИП и юрлица на ЕНВД и УСН; ИП и юрлица, выдававшие ранее БСО; ИП на патенте; ИП и юрлица, принимающие оплату от физлиц по реквизитам; ИП без сотрудников, торгующие через вендинговые автоматы. Онлайн-кассы обязательно нужно использовать при любых формах оплаты (наличные, перевод на карту или РС), за исключением переводов между индивидуальными предпринимателями и юридическими лицами. По предварительным подсчётам, очередной этап уже увеличил количество компаний, использующих онлайн-кассы, на 300 тысяч (1 млн подключений), и эта цифра продолжает расти. Несмотря на строгие сроки, многие предприниматели только недавно озадачились установкой онлайн-касс, так как рассчитывали на продление третьего этапа обязательного внедрения.

До 1 июля 2021 года действует отсрочка для индивидуальных предпринимателей, реализующих товары собственного производства, и для ИП без наёмных работников. Послабления касаются тех, кто: занимается мелкой розницей; оказанием услуг в качестве нянь, сиделок, репетиторов, массажистов и т.д.; небольшими работами на заказ (ремонт, консультации, семинары, фотоуслуги, ремонт обуви и одежды). Если же предприниматель, работающий без сотрудников, решил кого-либо нанять, то он должен установить онлайн-кассу в течение 30 дней с момента заключения трудового договора.

Подробнее о категориях освобождённых ИП и других исключениях вы можете прочесть в нашей статье.

Заодно советуем убедиться в том, насколько обязательно именно вам использовать онлайн-кассу. Это можно сделать на сайте ФНС, пройдя специальный тест.

Онлайн-касса должна строго отвечать требованиям 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации" (статья 4). Касса должна иметь фискальный накопитель (память устройства) для хранения всей информации, в том числе чековой, в зашифрованном виде. В кассе должен быть встроенный модуль подключения к интернету для отправки данных операторам фискальных данных. Необходимо, чтобы касса имела функцию печати чеков, однако интернет-магазинам позволено формировать чек в электронном виде и отправлять его клиенту на электронный адрес или в виде СМС. В случае с продажей алкоголя и иных товаров, подлежащих маркировке, у кассы должен быть 2D-сканер для считывания специальных кодов.

Все модели касс, соответствующих закону, внесены в специальный реестр контрольно-кассовой техники. Он размещен на сайте Федеральной налоговой службы. Здесь же можно проверить ККТ по заводскому номеру.

Стоимость онлайн-касс варьируется от 12 до 30 тысяч рублей. Различные модификации отличаются исполнением и набором опций, а выбор модели будет зависеть от потребностей бизнеса (см. далее «Критерии выбора онлайн-касс»). Например, кассы с фискальным накопителем будут стоять дешевле, однако он всё равно необходим, так как только с ним касса будет работать. Если некоторые компании могут обойтись простыми бюджетными кассами, то для других необходим эквайринг, и тогда стоимость аппарата возрастает. Тем, кто работает с товарами, подлежащими обязательной маркировке, необходимо иметь 2D-фотосканер (допустим, для передачи данных в ЕГАИС), и это тоже скажется на цене. На выбор конкретной марки кассы повлияют и такие особенности, как скорость печати чека, компактность, интерфейс, возможность подключения дополнительных устройств и т.д.

Сегодня в реестре ФНС представлено 168 моделей онлайн-касс и 18 вариантов фискальных накопителей от 55 поставщиков. Сориентироваться в таком многообразии сходу сложно. Но, в первую очередь, нужно отталкиваться от задач компании и бюджета.

Если у вас постоянная точка продаж с большим потоком посетителей, то лучшим вариантом станет стационарная касса с большим экраном, высокой скоростью печати чеков и питанием от сети. Если речь идёт о разъездной работе или небольшой точке продаж, то выгоднее приобрести мобильную кассу с питанием от аккумулятора.

Как уже говорилось, реализация маркированной продукции потребует наличия фотосканера. А вот в случае работы с весовым товаром нужны разъёмы для электронных весов.

Важен и такой момент, как подключение к интернету. Стационарные кассы подключаются с помощью провода. Мобильные работают через WiFi или в комплекте с сим-картами. Если же связь плохая, касса должна продолжать работать в оффлайн-режиме и отправлять сохранённые чеки при возобновлении сигнала.

Безусловным преимуществом станет возможность устройства интегрироваться с товароучётными системами и взаимодействовать с различными интернет-сервисами. Следует осознавать, что онлайн-касса – это не просто инструмент соблюдения закона (или «поборов», как многие считают), это ещё и бизнес-инструмент. Она действительно может приносить прибыль, если этим озадачиться и выбрать современного поставщика, готового предоставить дополнительные программные решения. С помощью онлайн-касс можно вести мониторинг точек продаж, следить за работой персонала и анализировать выручку, коммуницировать с кассирами и пресекать манипуляции с отчётностью. Поэтому стоит обращать внимание на те компании, которые могут вам это предложить.

И важно убедиться в том, что поставщик способен гарантировать своевременную техподдержку и оперативное обслуживание.

В качестве примера оборудования, которое соответствуют перечисленным выше требованиям, приведём онлайн-кассы МТС. С вариантами устройств, ценами, функциями и условиями приобретения вы можете ознакомиться на этой странице нашего сайта.

Во-первых, ни в коем случае не приобретайте онлайн-кассу наспех, не удостоверившись в качестве оборудования, не сопоставив его функции и ваши задачи. Сейчас на рынке много предложений, в которых не просто сориентироваться. Но вы всегда можете рассчитывать на консультацию интеграторов, в частности, обратившись к нам с помощью формы, указанной в конце страницы.

Приобретая кассу, нужно подготовиться к следующим обязательным шагам:

◼ получить электронную цифровую подпись и зарегистрировать её в ФНС;

◼ заключить договор с оператором фискальных данных;

◼ зарегистрировать кассу в личном кабинете на сайте www.nalog.ru (раздел «Учет контрольно-кассовой техники»);

◼ подключить кассу на сайте ОФД.

На первый взгляд, процесс не сложный, но от ошибок никто не застрахован. Наиболее частой проблемой становится неверный ввод регистрационного номера, неверное указание ОФД и т.п. Чтобы сделать всё быстро, без ошибок и не допустить простоев в работе, советуем обращаться в компании, которые берут на себя профессиональное выполнение всех необходимых процедур.

Налоговым органам не составит большого труда обнаружить отсутствие онлайн-кассы и учёта платежей через ККТ. Допустим, сам покупатель товаров или заказчик услуг может проверить, была ли передана информация о расчёте в налоговые органы. Для этого ФНС создало мобильное приложение, доступное по этой ссылке. Если есть нестыковки, потребитель может подать жалобу, равно как и в том случае, когда ему вообще не выдали чек. Да и налоговики могут в любой момент проверить каждую компанию, сделав контрольную закупку. Также они могут выявить нарушения, когда увидят, что на счёт юрлица или ИП, которые не регистрировали онлайн-кассы, приходят платежи по эквайрингу. И, конечно, всегда есть вероятность, что на вас «донесут» конкуренты.

Порядок штрафов сейчас такой:

• ООО – на 75-100% от суммы, сокрытой предпринимателем от ФНС. Минимальный размер штрафа в этом случае составляет 30 тысяч рублей;
• ИП – на 25-30% от суммы, которая была проведена мимо кассы. В данном случае минимальный размер штрафа равен 10 тысячам рублей.

Также можно получить взыскание от 2000 до 10 000 рублей за несвоевременную отправку электронного чека, за несоответствие онлайн-кассы или чека 54-ФЗ, за отказ в выдаче чека покупателю.

Любое повторное нарушение грозит увеличением штрафных санкций в несколько раз. А деятельность юрлица или ИП может быть вообще приостановлена на срок до трех месяцев.

Для ИП на патенте и на ЕНВД есть хорошая возможность претендовать на налоговый вычет в размере 18 000 руб. за одну приобретённую онлайн-кассу. Правда с условием, что устройство было зарегистрировано в ФНС до 1 июля 2019 года. Необходимо будет предъявить декларацию с указанием всех затрат и заполнить специальное заявление. Подробнее о налоговом вычете можно узнать на сайте ФНС и в статье "Контур.Эльба".

Компании, применяющие иные варианты налогообложения, лишены такой льготы. Но каждая может существенно сэкономить, если возьмёт кассу напрокат. Об этом далее.

Покупка онлайн-касс, конечно, бьёт по карману предпринимателей. Особенно вложения в обязательные по закону устройства ощутимы для малого и среднего бизнеса. К стоимости оборудования прибавятся затраты на фискальный накопитель (если он изначально не входит в базовый комплект), на услуги ОФД, инфраструктурные расходы (интернет, подключение доп.устройств и т.п.).

Приобрести онлайн-кассу в любом случае будет необходимо. Потому что риск столкнуться со штрафами неизбежен.

Но тем, кто не готов пока инвестировать крупные суммы, кто только начинает своё дело или чей бизнес относится к разряду «сезонного», гораздо выгоднее приобретать онлайн-кассы в аренду.

Например, прокат онлайн-касс МТС стоит от 1700 до 3200 рублей в месяц – в зависимости от типа устройства. В арендный пакет входит фискальный накопитель, бесплатный договор с ОФД, помощь в регистрации в ФНС, круглосуточная техподдержка, доступ к товароучетной системе «МТС касса», обучение персонала работе с кассами, бесплатная замена в случае внезапной поломки и другие дополнительные возможности.

Минимальный срок аренды – 3 месяца. В течение этого времени можно убедиться, насколько вам подходит такая касса, имеет ли смысл продлевать аренду или же приобретать аппарат в дальнейшем за полную стоимость.

Ознакомиться с моделями онлайн-касс в аренду, описаниями тарифов и дополнительными возможностями, а также получить все необходимые консультации вы можете в разделе «Онлайн-кассы и ОФД».